Google en Google Docs voor projectmanagement

By December 19, 2007 Blog

Afgelopen weken verschenen er nogal wat berichten over het (al dan niet) succesvol zijn van Google Docs en Spreads (zie ReadWriteWeb en GoogleSystem ). Hoe dan ook, ik ben een groot fan van web apps en Google Docs in het bijzonder (zie ook eerdere posts).

Google Docs en Spreadswatte?!

Voor de mensen die nog niet bekend zijn met Google Docs en Spreads of het nog een keer moeten uitleggen aan collega’s: de mannen van Commoncraft hebben een kunst gemaakt van zaken makkelijk uitleggen, ook Google Docs:

Google en Google Docs binnen projectteams

Sinds enkele weken ben ik actief binnen een projectteam van 7 parttimers dat verschillende projecten onder haar hoede heeft. Daar voor heb ik binnen Google Docs een projectmanagement structuur neergelegd.

De basis is een systeem waarin alle zeven leden van het projectteam een Google account hebben (eventueel kunnen ze daar zelfs hun andere pop3 in binnen halen) en er een centraal account is.

Elk van de betrokken leden deelt zijn/haar agenda met de andere leden en de centrale account en heeft de mogelijkheid via GTalk ten allen tijden met de andere projectleden te communiceren.

Het gebruik van de centrale account (naast de accounts voor de verschillende projectleden) heeft als voordeel dat er altijd een backup is. Als iemand vergeten is een document te delen, iemand iets kwijt is of iemand niet meer kan inloggen is er altijd de centrale account als backup.

Time management

De planning wordt gemaakt via Google Calendar (en het daarin elkaar uitnodigen voor afspraken) en de gemaakte uren worden opgeslagen in een centrale urentabel (waarover zo ook meer).

Document management

Om alle documenten verder te managen maken we gebruik van Google Docs en Spreads en hanteren we daarbinnen een specifieke structuur om het geheel overzichtelijk te houden (waarover zometeen meer). Binnen de verschillende projecten worden de relevante documenten met elkaar en met het centrale account (als backup) gedeeld.
Hoe geweldig de zoekfunctie ook is en hoe makkelijk het ook is om files in folders onder te verdelen, het blijkt erg prettig een centrale structuur te hanteren:

  • Een centraal document met daarin algemene projectinformatie en links naar de verschillende centrale documenten:
    • de uren tabel (een google spread die de verschillende uren optelt per project en per persoon);
    • de verschillende centrale documenten voor de verschillende projecten;
  • Verschillende centrale documenten per project met daarin algemene projectinformatie, links naar de documenten in het project (een soort index dus) en een kort wekelijks verslag per project;

Tot op heden werkt het systeem prima. Ik houd jullie in ieder geval op de hoogte van de voortgang. Als jullie nog tips hebben: graag!

Deze post verscheen ook op Lifehacking.nl, het weblog over lifehacking.

Join the discussion One Comment

  • B. Fay says:

    Ik denk dat dit een zeer verhelderend artikel is. Ben momenteel ook bezig met een onderzoek naar dit onderwerp. Over het algemeen, niet gekeken naar Google Docs, is document management zeer in opkomst. Grotere bedrijven zullen robuustere systemen verkiezen boven Google Docs.

    Ik blijf je blog volgen!

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.